Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) er eid av medlemmene som er kommunale og interkommunale arkivinstitusjoner fra hele landet. KDRS skal tilby tjenester og kompetanse til sine medlemmer og aktivt bidra til å utvikle og effektivisere langtidsbevaring av digitale arkiv innenfor prmært kommunal og fylkeskommunal sektor.
KDRS ble stiftet i mai 2010 og har hovedsete i Trondheim. Vi har 18 medlemmer og dekker totalt 81% av landets kommuner fra og med 2020.
Trygt og enkelt
Ikke la viktig historie gå tapt. Bevar de digitale arkivene dine trygt og enkelt med våre systemer.
Kommuner, fylkeskommuner, offentlige institusjoner og virksomheter sitter på store mengder digitalt arkivmateriale som ikke blir avlevert, mye av dette står i fare for å gå tapt. En produksjonslinje utviklet av KDRS i samarbeid med Arkivverket gjør det mulig å møte disse utfordringene. Produksjonslinjen vil kort fortalt gjøre det enklere for kommuner, fylkeskommuner, offentlige institusjoner og virksomheter å avlevere og sikre arkivmaterialet for fremtiden. Systemet har en brukervennlig metode for uttrekk, beskrivelse og bevaring av digitale arkiver.
Med den nye produksjonslinjen skal kommuner og fylkeskommuner kunne gjøre jobben selv, uten fordyrende mellomledd.
KDRS og enkelte av de interkommunale arkivene har drevet et aktivt informasjons og opplæringsprogram under prosessen. Virksomheter som deltar, har blant annet fått tilgang til en diskusjonsarena. Det er lagt opp til en delingskultur, noe som har medført at mange har mulighet til å videreutvikle metoden. De interkommunale arkivene er dessuten et viktig bindeledd mellom KDRS og kommunene i dette arbeidet. For eksempel har IKA Rogaland regelmessig gjennomført kurs for kommunene de siste årene.
Sigve Espeland, rådgiver ved IKA Rogaland forteller at rundt 100 personer har deltatt på kursene så langt.
Dette er første gang Strand kommune avleverer selvstendig. Vi har prøvd oss fram og nå ser det ut til å gå, under kyndig veiledning fra IKA Rogaland.
RÅDGIVER STRAND KOMMUNE
Tilbakemeldingene fra de som har begynt å ta i bruk den nye metoden er positiv. Den medfører blant annet en effektiviseringseffekt ved at det finnes mange installasjoner av samme system og disse beskrivelsene kan gjenbrukes. Når et system er beskrevet én gang vil beskrivelse av samme system være betydelig mindre ressurskrevende for andre arkivskapere.
Strand kommune som har tatt metoden i bruk sier at dette ikke er en veldig stor og krevende jobb, under forutsetning at man har kontroll på egen arkivplan. Det er viktig at kommunene har orden på dataene sine, det vil gjøre både uttrekkene og avleveringene enklere. Godt arkivarbeid i virksomhetene er derfor viktig, det vil kunne spare kommunene for store summer.
Vi får nå eierskap til hele livssyklusen til fagsystemet
ARKIVLEDER SANDNES KOMMUNE
Egen kompetansebygging trekkes fram av deltagerkommunene. Tidligere satt kommunene igjen med lite egenerfaring etter at en ekstern leverandør hadde bistått med avlevering av elektronisk skapte arkiv. Dette er nå i ferd med å endres! Det trekkes fram at med den nye metoden får virksomhetene bygget egen viktig kompetanse.
Kommunene som har tatt produksjonslinjen i bruk opplever dessuten annerkjennelse av sitt eget arbeid innad i virksomhetene. En god samhandling mellom IT- avdelingen og arkiv i kommunen er viktig for at etterslepet skal kunne håndteres på en effektiv og faglig måte.
Arbeidet med den nye produksjonslinjen er delfinansiert med Riksarkivarens utviklingsmidler for arkivsektoren. Erfaringene er så lovende at Arkivverket er nå i ferd med å ta i bruk denne metoden også i statlig sektor.