Med bakgrunn fra oljeindustrien og offentlig sektor kjenner den nye daglige lederen i IKA Rogaland utfordringene når det kommer til fremtidens arkivsystemer.
- Dette er en kompleks oppgave som krever presisjon, sier Maria Juul.
Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA Rogaland) har vært en pioner innenfor norsk arkivforvaltning siden det ble etablert som det første interkommunale arkivinstitusjonen i Norge i 1975.
I dag spiller IKA Rogaland en sentral rolle i å bevare, digitalisere og tilgjengeliggjøre arkivmateriale for sine medlemskommuner i Rogaland. Under ledelse av Maria Juul, som nylig har tiltrådt som daglig leder, står IKA Rogaland overfor en spennende fase hvor digitalisering og utvikling av nye løsninger står i fokus.
Brukervennlighet og sikkerhet
Juul har med seg en solid bakgrunn fra oljeindustrien og offentlig sektor, hvor hun blant annet har jobbet med digitalisering, teknologi og informasjonssikkerhet. Denne erfaringen tar hun nå med seg inn i arbeidet med å løfte IKA Rogaland inn i en ny digital tidsalder.
- Det å bygge elektroniske arkiv er en utfordring som ikke bare vi har, men som mange interkommunale arkivinstitusjoner står overfor. Med min bakgrunn innen digitalisering og teknologi, ser jeg et stort potensial for å utvikle løsninger som gjør arkivene mer tilgjengelige og brukervennlige, samtidig som vi ivaretar informasjonssikkerhet og personvern, sier Juul.
Et viktig aspekt ved IKA Rogalands arbeid er håndteringen av gamle databaser og systemer som kommunene ikke lenger bruker. Når disse systemene avvikles, må dataen som ligger i dem bevares på en forsvarlig måte. Dette er en kompleks oppgave som krever presisjon og grundighet.
- Vi samarbeider med KDRS om uttrekk fra disse databasene, som deretter lagres på deres servere. KDRS hjelper oss med å utvikle innsynsløsninger som gjør det mulig for kommunene å få tilgang til informasjonen de trenger, uten å måtte forvalte arkivene selv, forklarer Juul.
Deler løsninger og erfaringer
KDRS spiller en avgjørende rolle i denne prosessen. Som en felles ressurs for kommunale og interkommunale arkivinstitusjoner over hele Norge, tilbyr KDRS tjenester og kompetanse som er essensielle for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av digitale arkiver.
- KDRS er en felles sammenslutning som jobber for flere. De interkommunale arkivinstitusjonene som er med i KDRS, jobber sammen om å utvikle og dele innsynsløsninger og erfaringer, noe som gir oss et sterkt grunnlag for å møte fremtidige utfordringer, sier hun.
Men samarbeidet mellom IKA Rogaland og KDRS stopper ikke ved dagens løsninger. Juul ser et stort potensial i å utvikle dette samarbeidet videre, spesielt med tanke på å etablere en forretningsmodell rundt de tjenestene de tilbyr.
- Vi håper at KDRS kan hjelpe oss med å etablere en bærekraftig forretningsmodell for innsynsløsningene. Det vi mangler i dag er en klar forståelse av hvordan vi skal strukturere dette økonomisk. Hvordan skal tjenestene faktureres? Hva skal inkluderes i eiertilskuddet, og hvilke tjenester skal utvikles videre? spør Juul.
Håper på mer samarbeid
IKA Rogaland ønsker også å bruke KDRS som en sparringspartner for å integrere papirbaserte arkiver med digitale løsninger.
- Papirarkiv er fortsatt relevant, men vi må bli bedre til å bruke dem sammen med elektroniske arkiver, påpeker Juul. Hun ser for seg at samarbeidet med KDRS kan bidra til å utvikle nye løsninger som kombinerer det beste fra begge verdener.
En annen viktig faktor for fremtiden er håndteringen av personvern og sikkerhet. Juul er opptatt av at innsynsløsningene må være nøye gjennomtenkt for å unngå at sensitiv informasjon kommer på avveie.
- Hvis søkefunksjonene og innsynsløsningene ikke fungerer som de skal, kan det skje store feil.Det er viktig at vi har full kontroll, slik at vi ikke eksponerer navn eller informasjon på en måte som kan være skadelig, understreker hun.
Med sine 11 ansatte i Arkivenes Hus i Stavanger har IKA Rogaland hovedfokus på depot og langtidsbevaring av arkivmateriale. Samtidig er de i en spennende utviklingsfase hvor de ser på hvordan de kan effektivisere og forbedre sine tjenester ved hjelp av moderne teknologi.
- Vårt mål er at kommunene selv skal kunne betjene sine databaser gjennom KDRS’ skyløsninger, med minst mulig mellomledd, sier Juul. Dette vil sikre at informasjonen håndteres effektivt og sikkert, samtidig som det gir kommunene en enklere tilgang til sine egne arkiver!