Betydelige kutt i driftskostnader, samtidig som man kan levere rask og nøyaktig informasjon. Dette er erfaringene til Vestland fylkeskommune etter at de tok i bruk KDRS sitt innsynssystem.
Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) spiller en sentral rolle i bevaring og tilgjengeliggjøring av digitalt arkivmateriale i Norge. Med sitt innsynssystem tilbyr KDRS en vital tjeneste som gjør arkiverte data fra avsluttede datasystemer tilgjengelige for et bredt spekter av brukere.
Kostnadseffektiv
Kenneth Stigen Fureli er leder for dokumentsenteret ved Vestland fylkeskommune, og er en flittig bruker av innsynssystemet. Fureli er klar på at KDRS Søk & Vis har forbedret tilgangen til arkivert informasjon og sparer kostnader for sine medlemmer.
Fureli forklarer at KDRS først og fremst fokuserer på digital langtidsbevaring i to sikre databevaringsanlegg i Oslo og Mo i Rana, men at en stor utfordring er å gjøre disse arkivene lett tilgjengelige på en kostnadseffektiv måte.
- Når datasystemer avvikles, inneholder de informasjon som fremdeles kan ha interesse for allmennheten. Derfor trenger vi et system som gjør det mulig å tilgjengeliggjøre data fra disse avsluttede datasystemene, sier Fureli.
Håndterer forespørsler
Vestland fylkeskommune har vært en pioner i bruken av KDRS sitt innsynssystem. De hadde blant annet behov for å integrere arkivdata fra forskjellige skoleadministrasjonssystemer i Sogn og Fjordane og Hordaland før overgangen til en felles løsning.
KDRS tilbød en løsning som ikke bare gjorde det mulig å oppnå oppslag i data fra de gamle systemene, men også håndtere slike forespørsler fra innbyggerne effektivt og kostnadseffektivt.
- Innsynssystemet til KDRS har vært en gamechanger, utdyper Fureli. Det har tillatt oss å si opp dyre lisenser og redusere våre driftskostnader betydelig, samtidig som vi beholder evnen til å levere nøyaktig og rask informasjon til de som trenger det. Vi kan selv tilpasse systemet ved behov. Dette systemet har gitt Vestland Fylkeskommune muligheten til å utvikle våre egne skreddersydde løsninger for å møte spesifikke behov hos forskjellige brukergrupper i organisasjonen, forklarer han.
Skreddersøm
En av de største fordelene med KDRS og deres innsynssystem, ifølge Fureli, er muligheten det gir for direkte samarbeid mellom arkivarer og saksbehandlere. Dette sikrer at løsningene som utvikles, er både relevante og effektive.
- Det er en kontinuerlig læringsprosess som gjør at vi kan skreddersy søkefunksjoner og tilganger basert på reelle behov, noe som øker effektiviteten vår betydelig.
Fureli poengterer også viktigheten av sikkerhet og tilgangsstyring, spesielt når det gjelder sensitive personopplysninger. KDRS sitt system gjør det mulig å sperre ut uønsket tilgang, samtidig som det sikrer at autoriserte brukere kan hente ut nødvendig informasjon på en trygg måte.
Styrker samarbeidet
Gjennom Furelis erfaringer illustreres verdien av KDRS sitt innsynssystem ikke bare i økonomiske besparelser, men også i hvordan det styrker samarbeidet mellom arkivpersonell og saksbehandlere, og i hvordan det tilrettelegger for skreddersydde løsninger som møter de spesifikke behovene til både kunder og de som søker innsyn.
- Vår bruk av KDRS har lært oss viktigheten av fleksibilitet og skreddersøm i informasjonstilgangen. Det er dette som gjør KDRS sitt innsynssystem så verdifullt for oss, konkluderer Fureli.