Hvordan sikrer vi at viktige dokumenter bevares trygt og tilgjengelig i en digital verden? På fagsamlingen på Skei samlet arkiv- og IT-folk seg for å finne løsninger sammen. Kommunene står nå sterkere i møte med leverandører, kutter kostnader og utvikler bedre systemer for fremtiden. Dette er starten på et nytt og mer effektivt samarbeid!
Den 25. og 26. februar samlet arkiv- og IT-folk fra Vestland seg på Thon Partner Hotel Jølster i Skei for en fagsamling om arkivsystemer. Arrangementet var initiert av Sysikt, og Vestland fylkesarkiv, som er medlem av KDRS, var vertskap for samlingen.
Fagsamlingen samlet totalt 35 deltakere fra kommunale arkivordninger og IT-tjenester i ulike kommuner. Blant temaene som ble presentert var KDRS’ tjenester for digitalt depot og tilgjengeliggjøring, med et spesielt fokus på løsningen KDRS Søk & Vis, som ble presentert av medarbeidere fra kommunearkivordningen.
– Det er skikkelig bra at også IT-tjenestene i kommunene engasjerer seg innenfor arkivområdet, sier Tor Eivind Johansen, daglig leder i KDRS. – Når arkiv og IT jobber tettere sammen, blir løsningene bedre og mer tilpasset behovene til både kommunene og innbyggerne.
Styrket samarbeid mellom arkiv og IT
Sigrun Espe, leder for Kommunearkivordninga i Vestland, er også svært fornøyd med fagsamlingen og trekker frem hvor viktig det er at kommunene engasjerer seg i skjæringspunktet mellom arkiv og IT.
– Det er mange utfordringer rundt omkring, og derfor er det positivt at kommunene tar tak i denne tematikken. Vi fikk muligheten til å bli bedre kjent med IT-folkene som jobber tett med kommunene, noe som gir et sterkere og mer effektivt samarbeid, sier Espe.
For kommunearkivordningen i Vestland er tett dialog med kommunene essensielt.
– Vi er en støttespiller for kommunene og jobber på deres vegne, så det er viktig at vi blir koblet tidlig inn i prosessene. Det gir oss bedre forutsetninger for å hjelpe dem med arkiv- og digitaliseringsarbeidet på en god måte, forklarer Espe.
Hun trekker også frem verdien av å samle ulike fagmiljøer i samme rom.
– Det var veldig nyttig å få høre erfaringene til de som jobber ute i kommunene og forstå hvor skoen trykker. Når arkiv- og IT-aktører møtes på denne måten, får vi avklart en del ting direkte. Det gjør det enklere å forstå hvordan systemene henger sammen, og ikke minst hvor vi skal henvende oss når vi trenger avklaringer, sier hun.
En ny måte å jobbe sammen på
Fagsamlingen på Skei markerte et skifte i hvordan kommunene samarbeider om arkiv- og IT-løsninger. Kristian Lilleeng Skjellaug, rådgiver i Vestland fylkeskommune, mener dette er et viktig steg i riktig retning.
– Tidligere har hver kommune stått litt alene og vært avhengig av individuelle avtaler med leverandører. Nå ser vi en større vilje til samarbeid, noe som gjør at vi kan stille sterkere krav til både leveranse og økonomi, sier Skjellaug.
Et viktig tema under samlingen var hvordan kommunene kan organisere seg bedre for å skape et mer forutsigbart og effektivt samarbeid med IT-leverandører.
– Vi fikk diskutert hvordan vi strategisk kan legge til rette for bedre løsninger fremover. Alle kommuner jobber med likeartede tjenester innen helse, oppvekst og administrasjon. Et tettere samarbeid vil kunne lette arbeidet for mange i offentlig sektor, særlig i en tid hvor økonomien er presset og ressursene er begrenset, forklarer han.
Langtidslagring av kritisk dokumentasjon
Som rådgiver innen arkiv jobber Skjellaug daglig med å sikre at dokumentasjon fra kommunene blir korrekt overført og bevart.
– Min jobb handler om å kontrollere datamengdene vi mottar fra kommunene. Vi må sikre at all nødvendig informasjon er på plass, at ingenting er feil eller ufullstendig, og at dokumentasjonen fungerer som den skal. Deretter handler det om å lagre dette trygt – for alltid, sier han.
Kritisk dokumentasjon, som helseopplysninger, vitnemål og juridiske dokumenter, må sikres for fremtiden.
– Vi lagrer dette i fjellhaller og har sikkerhetskopier på flere steder i landet. Dette er viktig for at innbyggerne skal ha tilgang til historiske data når de trenger det, og for at samfunnet skal kunne stole på at viktig dokumentasjon blir bevart på en trygg måte, sier Skjellaug.
Viktigheten av å spille hverandre gode
Fagsamlingen på Skei ga deltakerne en unik mulighet til å diskutere strategier og fremtidige løsninger på tvers av kommunale sektorer. Skjellaug håper at dette bare er starten på et enda tettere samarbeid.
– Vi må fortsette å være aktive deltakere i denne typen samlinger og spille hverandre gode på tvers av fagområder. Vi har alle mye å lære av hverandre, og jo mer vi samarbeider, desto bedre blir vi, sier han.
Både KDRS og kommunearkivordningen i Vestland ser viktigheten av slike tverrfaglige møteplasser og ønsker å fortsette arbeidet med å utvikle samarbeid mellom arkiv og IT. Målet er å sikre trygg og effektiv langtidslagring av digitale arkiver – til det beste for både kommunene og innbyggerne.